¿Qué es el VIES?

El VIES (Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA) es una herramienta clave para el control y validación del número de IVA intracomunitario en la Unión Europea.

Este sistema permite a las empresas verificar la validez del número de IVA de sus socios comerciales en otros Estados miembros, contribuyendo a la transparencia y eficiencia en las transacciones transfronterizas.

VIES: Sistema de intercambio de información sobre el IVA

El Sistema VIES (siglas en inglés de VAT Information Exchange System) es una base de datos gestionada por la Unión Europea que recopila y comparte información sobre los números de IVA intracomunitarios registrados en cada país miembro.

Significado del VIES para Hacienda

Desde el punto de vista de Hacienda, el VIES es una herramienta indispensable para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

La Agencia Tributaria utiliza este sistema para comprobar que las empresas registradas para operaciones intracomunitarias cumplen con los requisitos necesarios y para verificar que los números de IVA intracomunitarios sean válidos.

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¿Para qué sirve el VIES en Europa?

El VIES sirve como un mecanismo de control y validación del IVA en el contexto del comercio intracomunitario. Esto significa que las empresas pueden:

  • Verificar la validez de los números de IVA de sus socios comerciales en otros Estados miembros.

  • Evitar errores en facturas al asegurarse de que los datos fiscales de sus clientes son correctos.

  • Prevenir sanciones fiscales al garantizar el cumplimiento de la normativa comunitaria.

Países forman parte del sistema

Todos los Estados miembros de la Unión Europea están integrados en el sistema VIES, incluidos: Alemania, España, Francia, Italia, Portugal, Países Bajos, Bélgica, Polonia, Suecia, Dinamarca, Irlanda, Austria, Finlandia, Grecia, Luxemburgo, Chequia, Hungría y Eslovaquia.

¿Y en España?

En España, el VIES es fundamental para las empresas que realizan operaciones intracomunitarias. Las empresas deben estar inscritas en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) para poder obtener un número de IVA intracomunitario y aparecer en la base de datos del VIES. Sin esta inscripción, no pueden beneficiarse de las exenciones de IVA aplicables a las transacciones dentro de la UE.

Su objetivo principal es facilitar las transacciones comerciales en el mercado único y prevenir el fraude fiscal.

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¿Cómo consultar el VIES?

Consultar el VIES es un proceso sencillo que permite verificar la validez de los números de IVA intracomunitarios. El sistema está disponible en línea y es accesible para cualquier persona o empresa interesada.

Validación del IVA en VIES

¿Qué necesitas para comprobar el IVA con el VIES?

Para realizar una consulta en el sistema VIES, necesitarás:

  1. Número de IVA a verificar: Este es el identificador fiscal intracomunitario de la empresa con la que deseas comerciar.

  2. Acceso al portal del VIES: Puedes utilizar la herramienta oficial de la Unión Europea para realizar la consulta.

Pasos para la consulta:

  1. Accede al portal oficial del VIES.

  2. Introduce el número de IVA que deseas verificar.

  3. Selecciona el país de origen del número de IVA.

  4. Pulsa “Verificar” para obtener los resultados.

El sistema te indicará si el número de IVA es válido y proporcionará información adicional como el nombre o la dirección de la empresa asociada al número de IVA (si están disponibles).

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Ejemplos prácticos de uso del VIES

A continuación, presentamos ejemplos concretos que ilustran cómo las empresas pueden utilizar el VIES en el día a día:

Verificación de clientes en transacciones intracomunitarias:

“Una empresa en España vende maquinaria industrial a una empresa en Alemania. Antes de emitir una factura sin* IVA, verifica el número de IVA de su cliente en el VIES para confirmar que está registrado como operador intracomunitario. Esta validación es necesaria para aplicar la exención de IVA en la factura.”

Evitar errores administrativos:

“Una pyme de Valencia importa productos de Francia. Al consultar el VIES, detecta que el número de IVA del proveedor no es válido. Gracias a esta comprobación, puede solicitar al proveedor la corrección antes de realizar la transacción, evitando problemas fiscales posteriores.”

Cumplir con auditorías fiscales

“Durante una inspección tributaria, una empresa de servicios española presenta los resultados de sus consultas en el VIES como evidencia de que todas sus transacciones intracomunitarias cumplen con las normativas fiscales. Esto le permite justificar la aplicación de exenciones de IVA ante Hacienda.”

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Consejos prácticos sobre el sistema VIES

Si eres un autónomo o una empresa que realiza transacciones intracomunitarias, estos consejos te ayudarán a gestionar mejor tus operaciones relacionadas con el VIES:

  1. Inscríbete en el ROI: Asegúrate de estar registrado en el Registro de Operadores Intracomunitarios para obtener tu número de IVA intracomunitario y operar legalmente en la UE.

  2. Verifica siempre los números de IVA: Antes de emitir o recibir una factura sin IVA, consulta el número de IVA de tu cliente o proveedor en el VIES. Guarda una copia del resultado como prueba documental.

  3. Actualiza tus datos fiscales: Si cambias la estructura de tu empresa o tu situación fiscal, notifica a la Agencia Tributaria para mantener tus datos actualizados en el VIES.

  4. Conserva un historial de consultas: Mantén un registro de las verificaciones realizadas en el VIES. Esto puede ser útil en caso de inspecciones fiscales.

  5. Solicita asesoramiento fiscal: Si tienes dudas sobre cómo utilizar el VIES o sobre tus obligaciones fiscales, nuestro equipo de economistas y gestores fiscales en Sabater Ipiens está aquí para ayudarte a evitar errores y sanciones.

Preguntas frecuentes sobre VIES

Abogados revisando documentación

Contacta con tu cliente y solicita la corrección. Si el problema persiste, consulta con la Agencia Tributaria.

Sí, puedes verificar si tu número de IVA está correctamente registrado en el sistema.

Aunque no es obligatorio, es altamente recomendable para evitar sanciones fiscales.

Es probable que no estés registrado en el ROI o que haya un error en los datos registrados. Consulta con la Agencia Tributaria para resolverlo.

No, el acceso al sistema VIES y la verificación de números de IVA son completamente gratuitos.

Aunque el VIES depende de las bases de datos nacionales, siempre es recomendable guardar los resultados como respaldo documental.

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