Gastos de locomoción, dietas y desplazamientos del trabajador

Comprender los conceptos de gastos de locomoción, dietas y desplazamientos es fundamental para los trabajadores que desean conocer sus derechos laborales y las implicaciones fiscales en su nómina.

En este artículo, desde Sabater Ipiens S.L. (bufete especializado en derecho laboral en Valencia,) abordaremos de forma detallada y rigurosa todos los aspectos relevantes de estos términos, respaldándonos en la legislación aplicable y nuestra experiencia profesional.

¿Qué son los gastos de locomoción o desplazamiento?

Los gastos de locomoción o desplazamiento son aquellos que incurre un trabajador al trasladarse de su lugar de residencia habitual al lugar donde desarrolla su actividad laboral, siempre que no coincida con su centro de trabajo habitual.

Estos gastos suelen estar relacionados con el transporte terrestre, aéreo o marítimo y pueden incluir conceptos como peajes, carburantes o billetes de transporte.

Características principales:

Naturaleza no salarial: Según el artículo 26 del Estatuto de los Trabajadores, los gastos de locomoción no se consideran salario, ya que no retribuyen directamente el trabajo, sino que compensan un gasto realizado por el empleado.
Exención fiscal: De acuerdo con la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), estos gastos están exentos siempre que se justifiquen correctamente y se ajusten a los límites establecidos por la normativa tributaria.
Obligación de justificación: Es necesario presentar comprobantes como facturas, tickets o recibos para demostrar el gasto y que este está vinculado a la actividad laboral.

Tipos de gastos de locomoción

Los gastos de locomoción se pueden clasificar principalmente en función del medio de transporte utilizado:

Uso de vehículo propio

Cuando el trabajador utiliza su vehículo particular para realizar desplazamientos laborales, la empresa puede compensar los gastos mediante una cantidad fija por kilómetro recorrido. Según la normativa fiscal vigente, este importe está exento de tributar hasta los 0,26 € por kilómetro, según las tablas aprobadas por la Agencia Tributaria.

Conceptos incluidos: carburante, mantenimiento, seguros y desgaste del vehículo.
Documentación necesaria: Es imprescindible registrar el kilometraje y presentar justificantes de los desplazamientos.

Uso de vehículo de empresa

En este caso, el vehículo es propiedad de la empresa y se cede al trabajador para uso exclusivo laboral o mixto. Si se utiliza para fines personales, este uso constituye una retribución en especie, regulada en el artículo 43 de la Ley General Tributaria, y puede estar sujeta a tributación.

Gastos cubiertos: carburante, mantenimiento y seguros, generalmente asumidos por la empresa.
Implicaciones fiscales: El uso personal debe declararse como renta en especie, salvo excepciones.

¿Qué son las dietas de viaje?

Las dietas de viaje son asignaciones económicas que entrega la empresa a sus trabajadores para cubrir los gastos que generan los desplazamientos laborales. Estas asignaciones pueden estar relacionadas con transporte, alojamiento, comidas u otros gastos necesarios para el desarrollo de la actividad.

Diferencias con otros conceptos:

Complementos salariales: A diferencia de las dietas, los complementos salariales retribuyen condiciones particulares del puesto de trabajo, como peligrosidad o antigüedad.
Carácter compensatorio: Las dietas no constituyen un ingreso adicional, sino una compensación por gastos justificados.

Las dietas también tienen exenciones fiscales si cumplen con los requisitos establecidos en el Reglamento del IRPF y se encuentran debidamente documentadas.

Tipos de gastos de viaje

Los gastos de viaje se refieren a aquellos que surgen en el contexto de un desplazamiento laboral que requiere una estancia fuera del lugar habitual de trabajo.

Estos se dividen en dos categorías principales:

Gastos de manutención

Incluyen los costes relacionados con comidas y bebidas durante el viaje. Para estar exentos de tributar, deben cumplir con los límites establecidos en el Reglamento del IRPF y justificarse mediante facturas o tickets.

Límites fiscales: En viajes nacionales, se permite una exención de hasta 53,34 € diarios, siempre que el trabajador no pernocte. En viajes internacionales, este límite aumenta a 91,35 € diarios.
Documentación necesaria: Facturas con fecha y concepto claro.

Gastos de estancia

Se refieren a los costes por alojamiento cuando el trabajador debe pernoctar fuera de su residencia habitual por motivos laborales. Estos también están exentos de tributación, siempre que se justifiquen correctamente.

Condiciones: El gasto debe ser estrictamente necesario para la actividad laboral.
Ejemplo práctico: Un trabajador que asiste a un congreso fuera de su ciudad puede deducir el coste de su hotel, siempre que disponga de factura.

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En Sabater Ipiens, ponemos nuestra experiencia de más de 25 años como abogados laboralistas Para ayudarte en la reclamación de tus cantidades.

Ponte en contacto con nosotros, Analizaremos tu caso y te guiaremos en tu proceso de reclamación.

Implicaciones en la nómina y el IRPF

Las implicaciones de los gastos de locomoción y dietas en la nómina y el IRPF son fundamentales para los trabajadores, ya que determinan cómo se reflejan estos conceptos en sus ingresos y qué obligaciones fiscales se derivan de ellos. En este apartado explicamos los puntos clave que todo empleado debe conocer sobre la relación entre estos conceptos y su situación fiscal.

Es importante entender que tanto los gastos de locomoción como las dietas pueden incluirse en la nómina como partidas separadas. Estas partidas no tributan como salario siempre que cumplan con los requisitos legales de justificaciones y límites establecidos por la Agencia Tributaria.

¿Cómo identificar los gastos locomotores en la nómina?

Los gastos de locomoción en la nómina suelen aparecer como un concepto diferenciado en la sección de devengos.

Se identifican porque:

Etiqueta específica: Figuran con términos como “Gastos de locomoción”, “Kilometraje” o “Desplazamientos”.
Carácter no salarial: Están exentos de tributación y no forman parte del salario base, ya que compensan los gastos derivados de desplazamientos laborales.
Requisitos de justificación: Suelen requerir documentación que acredite los desplazamientos, como hojas de kilometraje, tickets de peajes o facturas.
Límite exento: Según la normativa fiscal, están exentos de IRPF hasta 0,26 €/km, además de los gastos adicionales justificados (peajes o aparcamiento).

->Si el concepto no está claro, es importante solicitar un desglose a la empresa o consultar con un experto en derecho laboral para asegurarse de su correcta inclusión.

Gastos de locomoción en la nómina

En la nómina, los gastos de locomoción suelen aparecer como conceptos diferenciados y no tributan en el IRPF si cumplen con los requisitos legales. No obstante, es esencial que:

Estén justificados: La empresa debe contar con comprobantes que acrediten los gastos.
Se ajusten a los límites: Los excesos respecto a los límites establecidos tributan como rendimientos del trabajo.

Dietas y su tratamiento fiscal

Las dietas exentas de IRPF no deben incluirse como salario. Sin embargo, su incorrecta clasificación puede generar inspecciones fiscales y sanciones. Para garantizar la exención, es imprescindible que:

Se destinen únicamente a cubrir gastos laborales reales.
Estén respaldadas por la documentación correspondiente (facturas o recibos).
No excedan los máximos establecidos por la normativa fiscal.

Ejemplo de una nómina con gastos de locomoción y dietas de viaje

Vamos a perfeccionar la nómina para que cumpla estrictamente con las normativas laborales españolas, incluyendo todos los elementos obligatorios y presentándola de manera más oficial.

Así quedaría una nómina ajustada al sistema laboral español:

NÓMINA MENSUAL

Empresa: Ejemplo S.L.
CIF: B12345678
Dirección: Calle Ejemplo, 123, Valencia
Trabajador: Juan Pérez García
NIF: 12345678A
Categoría Profesional: Comercial
Grupo de Cotización: 5
Período de liquidación: 01/06/2024 – 30/06/2024

Devengos

Concepto	Base (€)	Importe (€)
Salario Base	1.200,00	1.200,00
Complemento de Antigüedad	10 años	150,00
Gastos de Locomoción (Exento)	–	100,00
Dietas (Manutención) (Exento)	–	50,00
Horas Extraordinarias (No Exento)	–	100,00

Total Devengado: 1.600,00 €

Deducciones

Concepto	Base (€)	Tipo (%)	Importe (€)
Contingencias Comunes	1.350,00	6,45%	87,08
Desempleo (Contrato Indefinido)	1.350,00	1,55%	20,93
Formación Profesional	1.350,00	0,10%	1,35
Horas Extraordinarias	100,00	4,70%	4,70
IRPF (Segunda actividad, 15%)	1.400,00	15,00%	210,00

Total Deducciones: 324,06 €

Resumen de Liquidación

Total Devengado: 1.600,00 €
Total Deducciones: 324,06 €
Líquido a Percibir: 1.275,94 €

FIRMA DEL TRABAJADOR: __________________________
FIRMA Y SELLO DE LA EMPRESA: __________________________

Información adicional

Gastos de Locomoción: 0,26 €/km por 385 km realizados en desplazamientos laborales. Exento según normativa vigente (artículo 9 del Reglamento IRPF). Documentados con hoja de kilometraje y recibos de peajes.
Dietas: Relativas a dos desplazamientos fuera de la ciudad. Documentación presentada incluye facturas de manutención.
Horas Extraordinarias: Tributan y cotizan según lo estipulado en la normativa laboral.

Reclamar gastos de locomoción o dietas de viaje

En caso de que la empresa no compense los gastos correctamente, el trabajador tiene derecho a reclamarlos. Este proceso puede incluir:

Comunicación inicial: Dirigirse al departamento de recursos humanos con la documentación justificativa.
Mediación: En caso de desacuerdo, puede recurrirse a un mediador laboral.
Vía judicial: Si no se llega a un acuerdo, es posible presentar una demanda ante el Juzgado de lo Social, respaldándose en el artículo 26 del Estatuto de los Trabajadores.

Como abogados especializados en derecho laboral, podemos asesorarte para garantizar que tus derechos sean respetados.

Preguntas sobre gastos de locomoción y dietas

¿Los gastos de locomoción siempre están exentos de tributar?

No necesariamente. Los gastos de locomoción están exentos de tributar si cumplen con los requisitos establecidos por la normativa fiscal, como la justificación documental y el ajuste a los límites establecidos. Por ejemplo, si un trabajador utiliza su vehículo propio, los gastos están exentos hasta 0,26 € por kilómetro recorrido.

¿Puedo reclamar los gastos de un desplazamiento habitual?

Los desplazamientos habituales, como el trayecto diario entre la casa y el trabajo, generalmente no se consideran gastos de locomoción exentos. Sin embargo, los desplazamientos realizados fuera del lugar habitual de trabajo pueden ser reclamados si están debidamente justificados.

¿Cómo afecta el uso de un vehículo de empresa a mi nómina?

El uso de un vehículo de empresa para fines personales se considera una retribución en especie y, por lo tanto, tributa en el IRPF. En cambio, si el uso es exclusivamente laboral, no tiene implicaciones fiscales para el trabajador.

¿Qué ocurre si la empresa no reembolsa los gastos correctamente?

Si la empresa no cumple con sus obligaciones, el trabajador puede reclamar el reembolso mediante comunicación formal o, en casos más graves, iniciar acciones legales en el Juzgado de lo Social.

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